Gli Stati hanno iniziato a pensare alle riaperture, il che è un’ottima notizia. Tuttavia, per chi lavorare nell’organizzazione di eventi a Milano i clienti che servono. La luce alla fine del tunnel non è del tutto illuminante. Quando verranno riaperte le strutture per gli eventi di persona? Come saranno quegli eventi? Quali tipi di restrizioni saranno in vigore? Cosa succede se il virus ritorna in autunno? E l’elenco potrebbe continuare all’infinito.

Sfortunatamente, la pandemia COVID-19 ha portato le sedi di eventi e gli organizzatori di eventi in un territorio inesplorato, quindi è impossibile rispondere a queste domande con un certo livello di certezza. Di conseguenza, alcuni reparti eventi scelgono di “rimanere in silenzio” o per lo più in silenzio. Ma è la cosa giusta da fare? Sulla base delle nostre conversazioni con professionisti di eventi in tutto il paese, la nostra risposta sarebbe un “No”.

Invece, sembra che le sedi degli eventi (e le aziende di ogni tipo, del resto) stiano ottenendo i migliori risultati quando seguono questi suggerimenti di comunicazione di crisi:

• Rimani in contatto con clienti e potenziali clienti. È vero, potrebbero non essere ancora in grado di organizzare eventi presso la tua struttura, ma il “silenzio radio” su di loro potrebbe indurli a credere che tu stia interrompendo del tutto le operazioni e non vuoi che portino i loro affari altrove.
• Non fingere che sia tutto come al solito. Tutti sanno che stiamo attraversando tempi difficili. E anche se non vuoi soffermarti su questo, non dovresti nemmeno ignorarlo. Va bene usare termini come “pandemia”, “coronavirus” e “pandemia”. Sii aperto e onesto riguardo alle tue sfide e a quelle dei tuoi clienti.
• Modifica il tuo raggio d’azione come appropriato. Non continuare con gli stessi messaggi di marketing e le stesse tattiche che hai utilizzato in passato. “Ospita qui il tuo evento!” non è più qualcosa che puoi o dovresti incoraggiare, per ovvie ragioni. Tuttavia, “Siamo ansiosi di vederti quando possiamo e stiamo adottando misure per garantire la sicurezza delle tue riunioni”, è un ottimo modo per rimanere al centro dell’attenzione con i clienti precedenti e futuri, dando loro anche fiducia nei tuoi operazione.
• Usa con attenzione l’umorismo nelle tue comunicazioni. Far sorridere le persone in tempi difficili è una buona cosa. Essere insensibili alla sofferenza che loro oi loro cari stanno vivendo o hanno sperimentato non lo è. Ottieni molti occhi perspicaci sui tuoi messaggi internamente prima che vengano pubblicati.
• Crea un banner che viene visualizzato nella parte superiore di tutte le pagine web. Questo banner dovrebbe riconoscere la situazione, promettere di mantenere aggiornati i clienti e dire loro dove possono trovare le informazioni più recenti sulla tua struttura. Quindi è necessario mantenere la promessa pubblicando qualsiasi nuova informazione sulla riapertura, limitazioni, ecc., A condizione che si tratti di informazioni ben controllate.
• Rimani connesso con i tuoi fornitori, partner commerciali, ecc. Tutti nel tuo ecosistema di eventi saranno curiosi del tuo stato. Non lasciarli all’oscuro. Tienili informati e chiedi che facciano lo stesso per te.
• Evita di fare dichiarazioni o previsioni mediche. I tuoi clienti non dovrebbero cercarti i conteggi o le tendenze più recenti e tu non dovresti fornirli. Ciò è vero anche se stai ottenendo le tue informazioni da una fonte attendibile. È molto meglio che le persone si limitino alla tua fonte, poiché quella persona o entità sta probabilmente aggiornando il proprio sito con nuove informazioni non appena sono disponibili e potresti non avere il tempo o le risorse per farlo.
• Traccia e registra le comunicazioni in entrata. Se un cliente afferma di voler prenotare un evento di grandi dimensioni non appena è chiaro quando può organizzarne uno, assicurati di 1) Rispondi, dicendo che sarai in contatto non appena ne saprai di più, e 2) Registra le sue informazioni di contatto e tutti i dettagli che forniscono sul loro evento.
• Errore sul lato della comunicazione eccessiva. No, non vuoi inondare il tuo pubblico con messaggi da te, ma le “letture rapide” frequenti sono meglio che scomparire completamente.